Veckans infografik: 33 tips för Evernote och dina 3 första steg mot papperslöshet

Hela mitt liv finns i en app som heter Evernote. I Evernote finns just 171 saker på min att-göra-lista och 315 saker i mitt arkiv. Det skulle vara näst intill omöjligt att hålla dessa saker i huvudet.  Allt började med boken Getting things done: The art of stress free productivity av David Allen den finns även på svenska och heter Få det gjort! : svart bälte i vardagseffektivitet – lite töntigt namn men ett kraftfull sätt att öka produktiviteten och minska stressen. Getting things done – GTD, är min livsfilosofi. Min kod.

Alexander digitala upplägg

Jag vill egentligen bara dyka ner med dig på djupet om mitt upplägg i Evernote. Men trots sin enkelhet blir det snabbt komplex om du inte känner till GTD sedan tidigare. Mitt upplägg är utifrån mina möjligheter och mitt liv och det är inte säkert att det är applicerbart på dig.

Automatisering: IFTT, Siri + iOS Påminnelser
Kalender: Apples iCal.
Projektledning: GTD + Evernote Premium (40kr/mån)+ Apple Calendar + Påminnelser + Siri
Pågående Projekt: Dropbox 10 Gb
Arkiv: Google Drive 1 Terrabit (70 kr/mån)
Stödprocesser: IFTT recept, IFTT D0 Button (app),  Launcher (app), Workflow (app).

En app att härska över dem alla

Evernote är min huvudlösning. Men lova mig att du inte börjar med appen. Den löser inte dina produktivitetproblem. Det kan bara du göra genom att ta ansvar för dina åtaganden och lära dig att prioritera rätt. Boken först. Appen sen.

1. Vision: Att bli papperslös

Jag vet. Vi blir överösta av papper. Det mesta borde aldrig skrivits ut. Det är därför det är en vision om papperslöshet. Det är svårt att kringgå. Men om till och med Skatteverket klarar av det ska väl du göra det?  Så här undviker jag papper:

  • Scanna dokumentet med mobilen – då indexeras dessa i Evernote och görs därmed sökbart. Välkommen till 2015.
  • Be om en digital kopia – sökbar i Evernote, Drive eller Dropbox. (Nästan allt du får på papper har ju en gång varit ettor och nollor i en dator någonstans.)
  • Spela in viktiga möten och intervjuer direkt i telefonen i ex. Evernote.

2. Ett digitalt arbetsflöde

Jag har massor av bra digitala arbetsflöden. Här här du mina tre bästa tips om kalender, påminnelser och checklistor

2. 1 Delade kalenderar i iPhone

Delade kalendrar med färgteman ger min fru och mig en perfekt överblick över arbete, sociala åtaganden och alla vardagsärende. Inga krockar. Inga överraskningar.

2.2 Automatisering i sociala medier

Mycket automatisering sker genom IF THIS THEN THAT, eller kort IFTT. En annan underbar produktivitetshöjande app. En favorit är att IFTT automatiskt publicerar mina instagraminlägg på Facebook och Twitter med native-länkar till bilderna och Instagramlänk. Genom denna app strömmar det in saker på rätt ställen. Exempelvis sparas alla bilder jag taggas i direkt i en mapp på min Google drive.

2.3 Siri och påminnelser

Använd Siri för att påminna dig om enkla vardagssaker som att ”- Räkna ner från 7 minuter” för dina löskofta ägg. Eller ” – Påminn mig om att betala hyran ikväll klockan åtta”. Siri pratar svenska sedan i somras men har stora problem fortfarande. Exempelvis är det värdelöst att blanda engelska termen i svenska kommandon. Men det är ett stort steg att det är på svenska. Min dotter på tre år använder Siri för att se på bilder på djur så du borde klara av att använda Siri också.

Alexanders mall för matlists i Evernote

Jag har skapat en Påminnelse-lista i min iPhone som som heter Mat och som jag delar med min fru. Genom att säga till Siri – ”Lägg till Grovsalt till Mat listan” – lägger hon smidigt till det i listan. Denna används sedan för att fylla i en ”Handla mall” i Evernote som är upplagd efter ordningen på Citygross i Linköping och med finfina emojis bredvid. Överst ligger recept och länkar till det som ska lagas.

Matlistan kan jag sedan checka av direkt i affären via appen. Men jag föredrar att titta på Evernote i min smarta klocka för jag tycker det är smidigare att ha matlistan på vristen än i handen när jag handlar. Speciellt när det är barn med vid inköpen. 👍🏻

3. Allt ska vara nåbart inom 60 sekunder

Evernote och Google drive är stark på sök. Här ligger familjens alla samlade bilder och filmer sedan 2005. I Google drive ligger filer. I Evernote ligger anteckningar. Ibland är gränsdragningen svår. Exempelvis ligger personbevis, vidimerad körkortskopia och min frus senaste optikerundersökking i Evernote trots att de är ”bildfiler”. Jag når jag har gjort de senaste 6 åren inom 1 minut. Var jag är i världen. Så länge jag har internet 😱

Trevlig fredag!

By | 2017-02-03T13:05:57+00:00 oktober 16th, 2015|Categories: Infografik|0 Comments

About the Author:

Alexander Åkerberg brukar beskriva sig som både digital och analog. Med ena foten i traditionell gammelmedia och den andra foten i den digitala mediedjungeln. Han har erfarenhet av allt ifrån webbutveckling, sökmotoroptimering och native- annonsering till copy, PR och trycksaksproduktion. Han har arbetat som webbredaktör under flera år. Idag arbetar han som kommunikatör på Linköpings universitet.

Lämna en kommentar